Công nghệ thông tin như một chiến lược

Trong thế giới toàn cầu hoá, doanh nghiệp phải dựa trên công nghệ
thông tin (CNTT) để phát kiến và tìm cách mới để tăng trưởng. Ngày
nay, người chủ công ti đang bắt đầu nhận ra rằng một mình cấp quản lí
không còn đảm bảo được tính sinh lời và tăng trưởng của công ti. Để
vẫn còn có tính cạnh tranh, công ti sẽ cần "vũ khí mới" bằng việc đem
công nghệ thông tin vào trong viễn kiến và chiến lược của công ti để
đạt tới mục đích doanh nghiệp.

Công nghệ thông tin (CNTT) có thể được dùng để tối ưu hoá tính hiệu
quả vận hành, giảm chi phí, tối thiểu hoá rủi ro, và tăng tốc tăng
trưởng doanh nghiệp. Chính sự kiện là ngày nay CNTT đã tiến hoá từ vai
trò hỗ trợ của nó để trở thành vai trò chiến lược. Người chủ công ti
muốn tự động hoá nhiều hơn để thấy được rõ ràng những điều cần cho họ
ra quyết định nhanh chóng hơn, nhưng có những chống đối lại trong
những người quản lí, người không muốn thành "thấy được" vì điều họ làm
có thể bị người chủ công ti thấy. Với CNTT tính vô hiệu quả hay quan
liêu của họ có thể bị làm lộ ra cho nên họ cố gắng thao tác cách thức
CNTT làm việc để tránh bị thành thấy được. Thái độ này sẽ làm tốn kém
cho công ti khối lượng lớn thời gian, phí hoài nỗ lực và tiền bạc.

Để tránh vấn đề này, người chủ công ti cần có hiểu biết rõ hơn về điều
CNTT có thể làm. Đó là lí do tại sao gần đây vai trò của Giám đốc
thông tin (CIO) được nâng lên vị trí điều hành để giúp các giám đốc
khác ra quyết định. CIO phải quyết định công nghệ phát kiến nào là
thích hợp cho doanh nghiệp bằng việc biết các mức hiện có của tính
hiệu quả và hiệu lực của công ti. CIO phải xác định công nghệ thông
tin nào có thể được dùng để xem xét cơ hội kinh doanh, giảm rủi ro, và
cải tiến chiến lược cho tăng trưởng. CIO phải biết công nghệ nào có
thể được dùng để làm tối đa việc dùng tài nguyên công ti và giảm lãng
phí. CIO phải củng cố kết cấu nền và mạng để tạo điều kiện thuận tiện
cho trao đổi nội bộ và chuyển giao dữ liệu khách hàng cho cấp điều
hành để ra quyết định. CIO phải khuyến khích cộng tác giữa các đơn vị
nghiệp vụ bên trong công ti bằng thu thập dữ liệu, phân tích và báo
cáo cho người chủ công ti.

Tất nhiên, CIO không thể đạt tới tất cả những điều đó một mình. Ông ta
cần hỗ trợ từ những người quản lí hệ thông tin của mình. Trong việc
chuyển sang vai trò chiến lược, các nhiệm vụ của quản lí hệ thông tin
cũng thay đổi. Hệ thông tin không còn được coi như hỗ trợ cho quyết
định vận hành, mà thay vì thế hỗ trợ cho việc đạt tới mục tiêu của
công ti, và ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Nó yêu cầu tư duy mới,
logic mới, và cách mới về quản lí hệ thông tin. Trong quá khứ, nhiều
người quản lí hệ thông tin đã là người kĩ thuật, những người được đào
tạo trong khoa học máy tính nhưng ngày nay, kĩ năng kĩ thuật là KHÔNG
đủ. Để hiệu quả, nhiều người cũng phải có kĩ năng doanh nghiệp, đặc
biệt trong thực thi chiến lược doanh nghiệp. Khoa học máy tính hay Kĩ
nghệ phần mềm không dạy những kĩ năng này nhưng đây là khu vực chuyên
môn của người quản lí CNTT, những người được đào tạo trong Quản lí hệ
thông tin (ISM).

Ta hãy nhìn vào trường hợp của hãng hàng không dùng hệ thông tin để
làm tăng số hành khách và tăng lợi nhuận. Trước khi dùng hệ thông tin,
hãng hàng không bán vé cho khách hàng và số vé bán được thu thập hàng
ngày, được phân tích và gửi từ cấp quản lí này sang cấp khác mức cao
hơn để kiểm điểm. Điều đó có thể mất vài ngày mới đạt tới người chủ để
ra quyết định liệu có tăng hay giảm giá vé. Chậm trễ về thời gian
trong thị trường thay đổi có thể làm cho công ti mất một số cơ hội.
Bằng việc có hệ thông tin thu thập dữ liệu, phân tích và báo cáo nhanh
chóng, những quyết định nào đó có thể được thực hiện trong vài phút.
Bằng việc có báo cáo chi tiết, người chủ công ti có thể ra quyết định
nhanh chóng và đạt tới mục đích doanh nghiệp.

Ngày nay hệ thông tin hãng hàng không được thiết kế để thu thập dữ
liệu bán vé và so sánh nó với vai trò của doanh nghiệp để cho nó có
thể đổi giá vé tuỳ theo số vé đã được bán. Chẳng hạn, vài tuần trước
chuyến bay, giá vé được giữ thấp để hấp dẫn mọi người mua vé và để lấp
đầy chỗ trên máy bay. Tuỳ theo số vé được bán, giá sẽ tự động được
điều chỉnh lên hay xuống dựa trên công thức kinh doanh được người chủ
đặt ra. Nếu nhiều vé được bán rồi, giá sẽ tăng lên và nếu ít vé được
bán, giá sẽ vẫn còn thấp. Quãng một tuần trước chuyến bay, mới chỉ 40%
số vé được bán nhưng về mặt lịch sử nó thường đạt 75%. Trong trường
hợp đó hệ thông tin được lập trình để hạ thấp giá vé để hấp dẫn nhiều
người mua vé cho chuyến bay đó. Bằng việc hạ thấp giá, công ti sẽ cạnh
tranh với các hãng hàng không khác để lấy hành khách. Nếu chuyến bay
đã bán 80% số vé, điều cao hơn bình thường, nó sẽ tăng giá vé lên vì
với bất kì lí do nào nhiều người hơn muốn đi vào ngày đó. Bằng việc
cho phép hệ thông tin tự động thao tác giá lên xuống; hãng hàng không
có thể làm tăng lợi nhuận. Cùng quan niệm này có thể được áp dụng cho
khách sạn, vận tải, xe bus cũng như khu vực dịch vụ khác. Công ti dầu
hoả có thể đổi giá tại các trạm bán lẻ một cách trực tiếp khi giá dầu
thay đổi để đảm bảo lợi nhuận tối đa.

Cửa hàng bán lẻ có thể có hàng nghìn mặt hàng để bán. Người chủ không
biết mặt hàng nào đang được bán nhanh chóng và mặt hàng nào không bán
được cho tới khi họ làm kiểm kê kho. Về truyền thống, kiểm kho xảy ra
mọi tuần hay tháng, lúc các mặt hàng được công nhân kiểm đếm, dữ liệu
được thu thập, phân tích và báo cáo cho người chủ. Qui trình này có
thể mất vài ngày hay vài tuần. Với việc dùng công nghệ thông tin, mọi
mặt hàng được bán đều được thu thập ngay lập tức tại điểm bán cho nên
không cần kiểm kho. Mọi ngày hay mọi giờ, người chủ biết đích xác bao
nhiêu mặt hàng được bán và bao nhiêu mặt hàng vẫn còn trong cửa hàng.
Hệ thông tin sẽ giữ theo dõi dấu vết của mọi mặt hàng dựa trên công
thức, được lập trình trong hệ thống máy tính. Khi một mặt hàng tụt
xuống dưới con số tối thiểu, hệ thông tin lập tức gửi đơn cho nhà chế
tạo để gửi thêm hàng tới. Khi một mặt hàng không được bán tốt, hệ
thông tin sẽ báo động cho người chủ để giảm giá và tự động gửi giá mới
tới báo chí để quảng cáo việc bán này để hấp dẫn nhiều khách hàng hơn.
Bằng việc điều chỉnh giá nhanh chóng, đặt nhiều mặt hàng bán chạy nhất
và giảm giá mặt hàng bán kém, cửa hàng bán lẻ có thể làm tăng lợi
nhuận đáng kể.

Việc dùng hiệu quả và hiệu lực hệ thông tin như công cụ chiến lược để
giúp cải tiến mục đích kinh doanh của công ti là thông thường trong
kinh doanh ngày nay. Nó là "vũ khí mới" cho công ti thành công mở rộng
thị trường và khử bỏ đối thủ cạnh tranh. Để làm điều đó, nó cần tư duy
mới, quan niệm mới, và kiểu người quản lí mới, những người biết cách
thiết kế và thực hiện công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề doanh
nghiệp. Nó cần người tốt nghiệp chương trình quản lí hệ thông tin
(ISM).

John Vũ